Управление проектами - что это на самом деле

Проекты и управление проектами всегда связаны с людьми. Без преувеличения. Я докажу это ниже, а сейчас остановлюсь на том, что означает управление проектами здесь и сейчас. И почему стоит интересоваться управлением проектами.


Если вы работаете с людьми в направлениях, которые требуют сотрудничества, планирования времени, в которых возникают непредвиденные ситуации и вы должны все вовремя учитывать, убедиться, что все знают, что делать и как делать, тогда вы, вероятно, уже управляете проектом, даже не осознавая этого. 


Если вы когда-либо сталкивались с ситуацией, когда вам приходилось работать допоздна в течение длительного времени, только чтобы обнаружить, а итоге, что всё это было зря.
Или вы пытались реализовать свою идею, которая выглядела хорошо, но в итоге что-то «не выгорело».


Итак, приступим...


Что такое проект?


Проект - это временная попытка создать уникальный продукт или услугу. Это когда вы хотите создать «что-то из ничего».

Для проекта характерно 3 важных момента. 


1) Уникальность - то есть вы никогда раньше не делали ничего подобного (создание новой услуги, товара, открытие нового офиса, создание интернет-магазина). Если вы хотите создать что-то новое, вам, скорее всего, понадобится управление проектом.


2) Временное - то есть у проекта есть начало и конец. Это не значит, что он будет коротким. Есть проекты, которые длятся неделю, есть проекты, которые длятся годами. Организовать запуск рекламы в новой сети можно за считанные дни, а на строительство нового жилого комплекса уходит несколько лет.


3) Постепенно уточняется - то есть вначале вы не знаете больше, чем знаете, и только в процессе вы получаете информацию, благодаря которой из тумана появляется довольно четкое представление о том, чего вы хотите достичь, как вы хотите это сделать и с кем.


Если то, над чем вы работаете, соответствует этим трем параметрам, вы, вероятно, уже управляете проектом. Хорошо это или плохо - другой вопрос;), но это так.


Вам нужно собрать команду, распределить роли, координироваться друг с другом, достичь амбициозной цели. Например:


Это все проекты. И опыт показывает, что многое может пойти не так. Сервер выйдет из строя. Тренеры после застрянут на трассе. Внедрение продукта не принесет должного результата, потому что продажи не будут соответствовать маркетингу. Замена машин на заводе займет больше времени, что приведет к простою на линии и потере денег. И кампания сожжет деньги, потому что кто-то забыл проверить, собирает ли целевая страница подписки на список рассылки.


Проекты бывают действительно сложные, поэтому когда-то кто-то умный придумал управление проектами.



Управление проектами - что это на самом деле?


Если вы реализуете проект, вы хотите достичь цели. Для этого вам нужен план. Чтобы план стал реальностью, нужно найти людей, деньги и оборудование. А потом вам нужно собрать все это в одном месте и разложить так, чтобы все знали, что, когда и как это делать. И руководитель проекта призван исполнить это в реальности, чтобы закончить проект не потерянным временем и деньгами и с никаким результатом.



Этапы работы над проектом


1. Приступая к работе - вам нужно сформулировать идею ( объем проекта ), проверить, имеет ли идея смысл. На этом этапе создается так называемый паспорт проекта (или карточка проекта).


2. Планирование - когда идея верна, мы можем начать планирование или создание карты достижения цели с того места, где мы находимся. (узнайте больше в статье "План управление проектом, с чего начать">>)


3. Предоставление ресурсов - когда у вас есть план, вы должны убедиться, у вас есть необходимые ресурсы для его реализации.


4. Выполнение - Когда все будет готово, вы можете продолжать, и именно здесь возникает больше всего проблем, но есть инструменты для решения всех проблем проекта. 


5. Завершение - и в конце (или когда все идет совсем плохо) проект закрывается и из него стоит делать выводы, чего, к сожалению, большинство компаний не делают, но вы можете.


Эти мероприятия называются Жизненный цикл проекта. Он универсален для любого проекта, который вы начинаете. Осознанно вы это делаете или нет. Пропуск этих шагов создает беспорядок, потому что, например: вам уже нужно отчитаться о результатах проекта, а у вас не хватает или вообще нет людей, чтобы это сделать. Это часто приводит к синдрому «армии одного человека», когда все делаешь сам. Если вас затронуло что-то подобное, вы пропустили необходимые шаги.



Когда управление проектами имеет смысл


Хорошо, но разве это не означает слишком много бюрократии? Потому что внезапно вместо того, чтобы радостно бегать и воплощать идеи в жизнь, приходится задавать себе сложные вопросы. 


В проектах нужно подумать, прежде чем рисковать деньгами, временем и здоровьем.


Очень мудрое высказывание гласит: «План - ничто. Планирование - это все ». Он прекрасно отражает суть управления проектами. 


Если сравнивать проекты с поездкой, при планировании необходимо представить поездку до того, как она состоится. Подумайте, что может пойти не так, кто на вас нападет, что пойдет не так, кто нужен вам в помощь и приготовьтесь к этому. Потому что, путешествуя, если вы не возьмете с собой батарейки для фотоаппаратов, вы не купите их посреди джунглей. 


Управление проектами имеет смысл, когда:



Фактически, вы можете составить план проекта за пару часов или около того и, добавив к нему регулярный мониторинг прогресса, вы сможете добиться довольно многого.


Да прибудет с вами сила ;)

До новых встреч!

12 шагов бесплатного мини-курса по управлению проектами

Запишитесь на бесплатный мини-курс по управлению проектами, старт 5 сентября 2020

Похожие статьи:

Получите в подарок:

Чек-лист "Планирование проектов"



Excel книгу "Учет и планирование финансов 2020"