Как выбрать подходящий именно вашей команде инструмент управления проектами?


Приветствую!

В сегодняшней статье я расскажу вам об инструментах управления проектами. На что обращать внимание при их выборе и с какими проблемами можно столкнуться. Я также расскажу вам, что мы делаем, когда работаем с нашими клиентами, чтобы убедиться, что все работает хорошо.


Проблема с выбором инструментов управления проектами - все более повторяющаяся проблема, о которой мне сообщают клиенты. Основная проблема с инструментами в том, что их так много, и многие предприниматели не знают, как выбрать подходящую программу именно для них.


Проблемы с выбором инструментов управления проектами


1) На это уходит много времени. Нужно копнуть немного глубже и увидеть, насколько этот инструмент соответствует вашим ожиданиям. С точки зрения маркетинга, конечно, все они лучшие, но многие из них были созданы путем решения конкретной проблемы или фрагмента, например, организации работы или управления проектом. Время, которое вы тратите на изучение инструментов, действительно велико.


2) Не понятно как их сравнивать. Как сравнивать инструменты между собой и устанавливать критерии, как их вообще проверять и сравнивать. Потому что на первый взгляд многие из них очень похожи, и, кроме того, у них есть очень хорошие маркетинговые описания, сообщающие, что инструмент их компании решит все проблемы.


Также под ними часто бывают ловушки: 
Очень частый пример: инструменты, которые вначале бесплатны, но позже, когда вы к ним привыкнете и начнете нуждаться в дополнительных расширенных функциях, вам внезапно придется платить за каждого пользователя, потому что вы не продвинетесь дальше. Проблема в том, что у вас уже есть определенные привычки, люди используют инструмент, вы вкладываете свою работу, чтобы заставить его работать, и внезапно выясняется, что цена зашкаливает. При выборе стоит учесть, сколько людей будет им пользоваться, как и окажется ли, что то, чего было достаточно вначале, вдруг перестанет быть таковым.


3) Не понятно, как заставить всю команду его использовать. Оказывается, в зависимости от отдела есть разный подход. Команда, которая импортирует сотни продуктов в год, для них канбан-доска - это здорово. В свою очередь, команда логистики предпочитает иметь MS Project и организовывать там темы, потому что для них очень важны детали и зависимости между задачами. Внутри организации есть некоторые препятствия, которые затрудняют внедрение некоторых инструментов.


 Интересно, что по моим наблюдениям, одним из самых частых препятствий является проблема общения. 


4) Сотрудники привыкли работать в гугл-докс, Excel... Еще одно препятствие на пути - привычки . Если кто-то привык пользоваться Excel, будет сложно перейти на что-то другое. В одной из компаний люди начали работать над Trello после тренинга, но менеджер все равно просил отправлять отчеты по электронной почте. Поэтому люди перестали работать в Trello, потому что это не имело смысла. Если вам нужно проделать работу дважды, лучше отпустите ее. Так что это не только привычки, связанные с инструментом, но и отчетность, сотрудничество, общение и т. д.


Инструмент, связанный с процессом и тем, как люди работают вместе, и то, чего вы хотите достичь, дает вам потрясающие возможности. Поэтому, когда вы смотрите на выбор инструментов, обратите внимание на проблемы, перечисленные мной выше. Спросите себя, что вы хотите получить, как работают ваши люди, к чему они привыкли, что вам нужно улучшить/ускорить, и для этого создайте критерии и выберите инструменты.



Соответствующие инструменты управления проектами и командами. (Как мы это делаем при работе с нашими клиентами?)








Это экономит вам много времени, вы можете быть уверены, что эти вещи проверены, сравнены. 

Старт интенсива по управлению рисками 2020!

Запишитесь первыми на 3х дневный интенсив по управлению рисками


 Узнать подробнее и записаться по спец условиям >> 


Похожие статьи:

Бесплатная диагностика бизнеса


Получите в подарок:

Чек-лист "Планирование проектов"



Excel книгу "Учет и планирование финансов 2020"